Controlli a distanza con policy interne e procedure adeguate
La nuova disciplina dei controlli a distanza (Dlgs 151/2015, articolo 23 ) può essere applicata in maniera efficace in azienda solo apportando alcune modifiche ai documenti e alle procedure oggi esistenti.
La riforma ha aggiornato alcune regole contenute nell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, cercando di adattare la disciplina approvata nel 1970 a un contesto tecnologico e produttivo completamente diverso da quello originario. Per fare questo, la riforma contiene due grandi innovazioni.
Gli strumenti di lavoro
La prima innovazione consiste nella possibilità di consegnare ai dipendenti (o comunque installare in azienda) strumenti che consentono il controllo indiretto dei lavoratori, senza dover attendere l’accordo sindacale o l’autorizzazione amministrativa prima prevista per qualsiasi macchinario di questo tipo.
Con questa norma si semplifica l’utilizzo di smartphone, tablet, software gestionali e ogni altro strumento che, pur essendo chiaramente funzionale a svolgere l’attività lavorativa, secondo le vecchie regole poteva essere usato solo previa autorizzazione sindacale o amministrativa.
L’entrata in vigore di questa norma impone alle aziende una revisione completa dei formulari e delle policy esistenti, da attuare tramite una mappatura di quali strumenti aziendali rientrano nella nozione di legge e, in quanto tali, possono essere sottratti al controllo del sindacato o dell’ispettorato del lavoro. Una volta identificati questi strumenti, bisogna predisporre la documentazione utile a provare la loro «inerenza» con l’attività lavorativa; inoltre, dove esistenti, vanno anche aggiornati gli accordi aziendali che regolano la materia, per coordinarli con la nuova definizione legale.
L’informativa
La seconda grande novità della riforma consiste nella formalizzazione legislativa di un principio già noto a livelli di prassi applicativa: la legge chiarisce che le informazioni raccolte mediante trattamento dei dati personali sono utilizzabili a fini disciplinari, ma solo se il datore di lavoro, tramite l’informativa consegnata ai dipendenti in base all’articolo 13 del Codice della privacy, ha preventivamente comunicato la possibilità e le forme del controllo a distanza.
Questa norma introduce un collegamento molto stretto tra l’informativa e l’utilizzabilità delle informazioni ai fini disciplinari (ma non solo), con la conseguenza che l’informativa stessa deve essere rivista e rafforzata secondo le indicazioni della norma.
La nuova disposizione riporta indirettamente sotto i riflettori anche un tema sempre più attuale, quello dei controlli effettuati sulla posta elettronica e sulle email del dipendente.
Il controllo di questi strumenti, stando alle indicazioni fornite dal Garante della privacy, è possibile solo se l’azienda ha preventivamente adottato delle chiare linee guida, con le quali il dipendente è stato informato sulla possibilità di essere controllato.
Anche su questo aspetto è quanto mai utile e opportuna una revisione delle linee guida esistenti, per capire se queste siano compatibili con il nuovo quadro normativo.