Privacy: il decalogo per la localizzazione dei mezzi di lavoro

È ammissibile l’installazione di strumenti di geolocalizzazione dei mezzi di raccolta rifiuti, ma solo se il controllo dei lavoratori non ha carattere continuativo.
Così si è espresso il Garante della privacy in un provvedimento del 24 maggio 2017 emanato nell’ambito di un procedimento di richiesta di verifica preliminare.
Vediamo intanto come avverrebbe la raccolta dei dati geolocalizzati secondo quanto prospettato dalla società interessata.

Mezzi di raccolta rifiuti – Nella richiesta avanzata all’ufficio del Garante sono molteplici le finalità legate alla localizzazione dei mezzi di raccolta rifiuti: agevolare le comunicazioni del personale operativo, ottimizzare l’impiego delle risorse presenti sul territorio e migliorarne la gestione ed il coordinamento, incrementare la sicurezza del personale, razionalizzare la gestione del servizio in termini di copertura delle aree oggetto di intervento e tutelare il patrimonio aziendale.

Modalità di funzionamento – La funzionalità di geolocalizzazione opererebbe in modalità “rilevamento del percorso”, che sarebbe idonea a “rilevare i dati di geolocalizzazione ogni 30 secondi, per poter verificare e attestare il passaggio puntuale su tutti i punti di raccolta”. I dati rilevati, inviati alla centrale operativa e memorizzati, consistono nel codice del dispositivo, data, ora, secondi, coordinate geografiche ma non contengono informazioni relative al lavoratore assegnato alla guida del mezzo che rimane sostanzialmente coperto da una forma di anonimato.
La funzionalità di rilevamento del percorso prevedrebbe la memorizzazione e conservazione per un periodo di 5 anni.

Geolocalizzazione: principi generali – La localizzazione dei lavoratori impegnati nella loro attività mediante un mezzo di trasporto, viene di regola effettuata installando un dispositivo sul veicolo col quale rendono la prestazione.
È normalmente soggetta ad accordo sindacale o in mancanza ad autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro, salvo che la localizzazione sia uno strumento necessario allo svolgimento dell’attività (articolo 4 legge 300/1970).

Regole imposte dal Garante – Rispetto a questo quadro sintetico, il Garante muove innanzitutto delle obiezioni e formula poi delle proposte di modifica al fine di rendere lecito il trattamento dei dati personali:
– i dati non possono considerarsi anonimi, essendo comunque sempre possibile procedere all’associazione tra questi ed un interessato identificabile, attraverso il prospetto del sistema dei turni;
– trattandosi di raccolta dati che identificano la persona, rientrano a tutti gli effetti nella disciplina del codice della privacy;
– il trattamento è in sé lecito perché garantisce il bilanciamento tra i contrapposti interessi;
– in ogni caso possono formare oggetto di trattamento solo i dati necessari, pertinenti e non eccedenti le finalità indicate;
– per quanto riguarda il periodo di conservazione, i dati personali oggetto di trattamento mediante il corrispondente sistema (codice percorso, tipo di servizio, tipo di attrezzatura, data e ora di inizio e fine servizio; operatori assegnati) potranno essere conservati per tutta la durata del rapporto di lavoro e, comunque, nel rispetto dello specifico termine prescrizionale;
– il report dei servizi resi rispetto a quanto preventivato, comunicati con periodicità mensile, non dovranno contenere dati personali;
– infatti l’identificazione degli interessati può avvenire solo in caso di necessità, per scopi determinati, espliciti e legittimi e i dati sono utilizzabili in altre operazioni di trattamento in termini compatibili con tali scopi (individuazione e risoluzione di eventuali gravi irregolarità nella copertura del servizio);
– dovranno essere impartite, se necessario, le dovute istruzioni al fornitore del servizio di localizzazione, che andrà designato responsabile del trattamento;
– la rilevazione della posizione del veicoli di raccolta ogni 30 secondi, come prospettato dalla società richiedente, è eccessivo e può essere sostituito da un sistema che rilevi la posizione nel momento in cui l’automezzo giunga in prossimità di un punto di raccolta;
– solo in presenza di anomalie predeterminate nella gestione di un servizio, potrà essere attivata una rilevazione (in tempo reale) della posizione geografica dell’automezzo.
Adempimenti da rispettare – Dal punto di vista formale, per rispettare le previsioni del codice della privacy, la società che gestisce la raccolta rifiuti attraverso il predetto sistema di localizzazione dovrà:
– informare i dipendenti su tale sistema di raccolta dati;
– predisporre misure al fine di garantire agli interessati l’esercizio dei diritti di accesso ai dati trattati allo scopo di visionarli, modificarli, cancellarli se non corretti ecc.;
– effettuare la notifica al Garante;
– adottare le misure di sicurezza preservare l’integrità dei dati trattati e prevenire l’accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati.